Briefe auf Papier – Und wie KI dir dabei helfen kann (2024)

Ein Brief hat immer noch Autorität, weshalb man ihn der elektronischen Post oder der SMS vorzieht. Er ist weniger flüchtig, kann festgehalten werden. Na gut, er ist auch teurer, weshalb man die Holzkorrespondenz nur gezielt einsetzen will. Wenn du etwas durchsetzen willst oder etwas wichtig ist, brauchst du bedrucktes Papier.

So ist es mir mal mit meiner Hausbank ergangen. Jeder kennt ähnliche Fälle. Der E-Mail-Support glänzte mit Textbausteinen, absolut unhilfreich. Die Antwortschreiben gingen gar nicht auf mein Anliegen ein, kratzten das Thema nur am Rande. Beim nächsten Versuch machte es dann ein anderer – noch schlechter. Möglicherweise eine Callcenter-Bude in Pakistan oder Lettland, jedenfalls keine KI, die wäre längst viel besser. Da half nur eine Baumdepesche, ein gedruckter Brief, von ChatGPT wohlformatiert und ausgesucht formuliert. Der wurde ernst genommen und das Problem – es ging immerhin um ein paar tausend Euro – in meinem Sinne gelöst. Das dauerte nur einigeTage länger. Letztlich war das aber stressfreier und angenehmer als das sinnlose E-Mail-Pingpong zuvor.

Briefe aus toten Bäumen haben mehr Autorität, sie wiegen schwerer – im doppelten Sinne. Du kannst einen Brief auch als (Einwurf-)Einschreiben verschicken, was ihn noch einmal ernstzunehmender macht. Man hat dann etwas in der Hand, das man im Zweifel vorlegen kann. Das kann sogar juristisch relevant sein. Unterschätze also den guten alten Holzbrief nicht.

Auch von Belang: Für manche Zwecke ist Papier einfach schöner, es ist persönlicher, individueller und riecht besser. Es bietet eine haptische Erfahrung, die oft geschätzt wird. Zumindest solange es nicht naß wird.

Wenn du eine KI Briefe schreiben lässt, achte darauf, keine privaten Details weiterzugeben. Ich meine Dinge wie Personalausweisnummer, Bankdaten und so weiter; so etwas hat online nichts zu suchen. Benutze Platzhalter! Unterschätze das nicht, man weiß nie, wo die eigenen Daten letztlich landen. Das gilt natürlich auch für E-Mails.

Generative KI kann eingehende Briefe auch beantworten, zumindest Vorschläge dahingehend machen. Sie liest und versteht, was jemand geschrieben hat. Einfacher kann es kaum sein, oder?

Du kannst dir sogar erläutern lassen, in welcher Stimmung sich der Absender befindet und was ihn wohl antreibt, wenn du dir nicht sicher bist.

ChatGPT und Kollegen können sogar Papierbriefe lesen. Dazu musst du sie scannen oder fotografieren. Das klappt sogar, wenn Oma Sütterlin schreibt, die KI kriegt das hin, sie hat generell mit Handschriften keine Probleme. Aber es gibt Grenzen der Entzifferbarkeit.

Welche Art von Briefen kann die KI schreiben?

• Behördenschreiben: Formelle Schreiben an Ämter und Behörden.
• Mietsachen:
• Produktlob oder Tadel: Feedback an Hersteller, Händler oder Dienstleister.
• Beschwerdeschreiben an Händler: Reklamationen und Beschwerden.
• Bankangelegenheiten: Kommunikation mit Deiner Bank oder deinem Broker.
• Schule & Lehrer: Briefe an Lehrkräfte oder die Schulleitung.
• Krankmeldungen und Entschuldigungsschreiben: An den Arbeitgeber oder die Schule.
• Adressänderungen: Oftmals einfacher über Websites, aber auch per Brief möglich, bzw notwendig, wenn andere Möglichkeiten fehlen.
• Bewerbungen: Die KI kann unterstützend tätig sein, aber mache deine Anschreiben unbedingt individuell, sonst kannst du es gleich lassen. Bewerbungsratgeber mit KI
• Kondolenzschreiben: Ausdruck von Mitgefühl und Unterstützung in Zeiten des Verlusts. Für weniger nahestehende Personen durchaus geeignet, auch wenn es etwas unpersönlich klingen mag.
• Einladungen: Für Veranstaltungen wie Hochzeiten, Geburtstage oder Treffen, zum Beispiel vom Ortsverschönerungsverein oder Ruderklub.
• Briefe an Oma oder umgekehrt an ihre Enkel Persönliche Nachrichten an Deine Lieben.
• Danksagungen: Dankesbriefe an Freunde, Familie oder Geschäftspartner.
• Vertragsverhandlungen: Klärung und Festlegung von Bedingungen in geschäftlichen oder persönlichen Vereinbarungen. Es ist ohnehin immer eine gute Idee, die KI einen Vertragsentwurf durchsehen zu lassen. Wer weiß, was sich im Kleingedruckten alles verbirgt…
• Werbebriefe, Marketing etc …

Ein Brief ist immer noch ein starkes Werkzeug, das – richtig eingesetzt – Dein Anliegen klar und kraftvoll übermittelt. Ob persönlich oder formal, die richtige Wortwahl und Präsentation machen oft den Unterschied. Die KI kann schreiben, darin ist sie gut, ausdrucken muss du selbst!

Werkstattbericht

Die Abbildung generierte die KI DALL-E via Bing, was darin abgebildet ist, existiert in der realen Welt nicht. Die verwendeten Fonts im Beitragsbild sind Anton (Google) und Alegreya Sans (Google).